Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-wszy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w właściwym miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeśli któryś odcinek zostanie stworzony z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.
Z tego powodu usługi logistyczne są często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko i wyłącznie przewóz, lecz też organizację pracy magazynu i obieg informacji. W praktyce znaczenie ma wręcz sposób oznaczania produktów. Nieczytelne etykiety, różnorakie nazwy tych samych produktów w dokumentach lub brak aktualnych danych o zlokalizowania mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wówczas wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga zatem uwzględnienia detali, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.
Nie prawie każde przedsiębiorstwo utrzymuje własne zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu produktów. W takiej sytuacji stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, ale może również obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki lub obsługę zwrotów. Przy podejmowaniu takiego modelu ważne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. Jeśli wiadomość o zmianie zlecenia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, niezbędne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać też odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie jedynie typowy scenariusz.
Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w zależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku zajmuje się tylko transportem, w innym przejmuje też czynności magazynowe i związane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji wręcz bardzo dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać zmian. W praktyce kłopoty na prawdę często pojawiają się wtedy, gdy kilka osób korzysta z różnorakich wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, w trakcie gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wówczas konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba więc brać pod uwagę nie tylko fizyczny wymianę towaru, niemniej jednak też to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.
Istotnym czynnikiem jest także zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie zawsze utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników albo zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić też w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane uprzednio zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień a także jak na prawdę często występują korekty dokumentów albo przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać dokładnie określone etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego problemu jest transport albo praca magazynu.
Polecamy: outsourcing usług magazynowych.
