W pewnej chwili rozwoju firmy liczba wykonywanych operacji zaczyna posiadać wpływ na sposób organizacji pracy. Dane są wprowadzane przez różnorakie osoby, dokumenty przechodzą pomiędzy działami, a część informacji musi być wykorzystywana w kilku procesach jednocześnie. Przy takim układzie dosłownie drobne rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowej pracy.
Jedna osoba korzysta z obowiązującej ceny, druga ma starsze dane, a kolejna musi sprawdzać informacje w innym pliku. Wybór systemu informatycznego powinien być poprzedzony sprawdzeniem takich współzależności. Oprogramowanie Comarch może wykorzystywać różnorakie obszary działalności, jednak zakres wykorzystania konkretnych funkcji powinien wynikać z przyjętego sposobu pracy. Warto co więcej rozdzielić potrzeby obecne od tych, które są tylko planowane. System projektowany tylko pod przyszły rozwój może okazać się niepotrzebnie rozbudowany, natomiast rozwiązanie dopasowane tylko do obecnych problemów może wymagać przeróbek już przy pierwszej większej reorganizacji firmy.
Dużo sugestie podczas przygotowań wymaga określenie, kto odpowiada za poszczególne informacje. Nie chodzi wyłącznie o przydzielenie dostępu do skryptu, ale o uwarunkowanie, gdzie powinna powstawać dana informacja i kto może ją konwertować. Jeśli dane dotyczące produktu są skonwertowane przez kilka osób bez jasno określonych zasad, po pewnym czasie nieprosto ustalić, która wersja jest aktualna. Analogiczny problem może dotyczyć kontrahentów, cen, stanów magazynowych czy warunków dystrybucji. Oprogramowanie Comarch daje możliwość organizować pracę w określony sposób, niemniej jednak ustawienia systemu muszą odpowiadać przyjętym regułom. Zbyt duża liczba osób posiadających możliwość modyfikowania danych zwiększa ryzyko przypadkowych przeróbek, a nadmierne ograniczenie dostępu może powodować przestoje. W praktyce potrzebne jest znalezienie rozwiązania w gronie kontrolą a możliwością sprawnego wykonywania zadań. Ma to szczególne znaczenie tam, gdzie jedna operacja jest zależna od działań kilku działów.
Przygotowanie systemu obejmuje również sprawdzenie sytuacji oryginalnych, które w dokumentacji procesów na prawdę często są pomijane. Standardowe zamówienie łatwo przeprowadzić według ustalonego schematu, ale kłopoty zaczynają się przy zmianie warunków, częściowej realizacji, zwrocie lub korekcie. Właśnie takie przypadki pokazują, czy procedura została rzeczywiście przemyślana. Podczas testów warto zatem korzystać z przykładów z codziennej pracy, a nie wyłącznie z łatwych scenariuszy przygotowanych na potrzeby prezentacji. Wdrożenia Comarch mogą wymagać dostosowania ustawień do sposobu działania konkretnej organizacji, przy czym nie każda różnica powinna prowadzić do budowy niestandardowych rozwiązań. Czasami bardziej intuicyjne jest zmodyfikowanie procedury, innym razem konieczna okazuje się zmiana konfiguracji. Decyzja powinna uwzględniać późniejszą obsługę systemu, ponieważ rozwiązanie utworzone dla jednego rzadkiego przypadku może skomplikować sporo innych operacji.
Po rozpoczęciu pracy z nowym systemem zmienia się także sposób wykrywania problemów. Uprzednio użytkownik mógł zauważyć błąd już podczas ręcznego przepisywania danych, jednak przy automatycznej wymianie informacji nieprawidłowość może zostać zauważona dopiero na następnym etapie. Dlatego przydatne jest sprawdzanie całego przebiegu operacji, od momentu wprowadzenia danych aż do powstania dokumentu lub raportu. Jeżeli system współpracuje z innymi narzędziami, trzeba uwzględnić też miejsca przekazywania informacji pośród nimi. Wdrożenia Comarch mogą obejmować takie integracje, a ich działanie zależy od sposobu przygotowania danych po obu portalach. W sytuacji wystąpienia kłopotu samo sprawdzenie skryptu, w którym został zauważony błąd, może zatem nie wystarczyć. Niezbędne może być prześledzenie wcześniejszych etapów i postanowienie, gdzie informacja została zmieniona, pominięta albo zapisana w sposób niezgodny z oczekiwanym formatem.
Sprawdź również informacje na stronie: obsługa informatyczna firm łódź.
