Faktura on-line to taka, która jest wystawiona w schemacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest także do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail lub ściągnąć z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury online. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym schemacie danych xml, ale także pdf albo word. Należy podkreślić, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez sklepy online, niemniej jednak zdarza się również, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, jedynie lubią wystawianie faktur on-line. Właściciele firm, którzy wystawiają mało faktur w miesiącu, mogą skorzystać z darmowych kodów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Każdy taki program umożliwia wystawianie faktur z podatkiem VAt albo bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W sytuacji wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie należy płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który zdarza się, że kosztuje mniej niż 30 złotych. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, na przykład. ręcznie lub przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Dosłownie jeżeli już będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w schemacie PDF, który jest bardzo popularny do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie tylko dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Tak samo wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna ważna jest wyłącznie w formacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Zobacz więcej: fakturowanie online.
