Decyzja o przeprowadzeniu zajęć dla pracowników na prawdę często pojawia się w momencie, gdy w firmie zaczyna być widoczna konkretna wymaganie: wdrożenie nowego systemu, zmiana sposobu obsługi dokumentów, rozszerzenie zakresu obowiązków lub pojawienie się zadań, z którymi zespół przedtem się nie spotykał. W takich wypadkach szkolenia dla firm są jednym z elementów całego procesu zmiany, niemniej jednak ich organizacja wymaga uwzględnienia normalnego rytmu pracy. Trudność polega przede wszystkim na znalezieniu czasu, w którym udział pracowników nie spowoduje problemów z realizacją bieżących obowiązków.
Nie za każdym razem możliwe jest oddelegowanie całego działu na kilka godzin. Przy stanowiskach wymagających stałej obsługi klientów, nadzoru nad procesem albo regularnego kontaktu z innymi pracownikami konieczne może być prowadzenie zajęć w kilku grupach. Oznacza to więcej terminów i większe wymagania organizacyjne, niemniej jednak umożliwia zachować ciągłość części obowiązków. W praktyce termin szkolenia bywa więc równie istotny jak jego tematyka.
Znaczenie moraz przygotowanie uczestników przed rozpoczęciem zajęć. Jeżeli pracownicy nie wiedzą, czego będzie dotyczyć spotkanie, trudno oczekiwać, że stosownie wcześniej przygotują pytania albo przykłady sytuacji ze swojej pracy. Przy tematach praktycznych warto zebrać informacje o najczęściej występujących trudnościach. Mogą one dotyczyć konkretnych czynności, obsługi skryptu, komunikacji między działami czy sposobu postępowania w nietuzinkowych przypadkach. Kursy dla firm mogą mieć wówczas bardziej określony zakres, ponieważ czas zajęć zostaje przeznaczony na zagadnienia de fakto związane z wykonywanymi obowiązkami. Nie oznacza to jednakże, że każdy problem powinno się omawiać podczas szkolenia. Jeżeli już przyczyna trudności leży w źle przedstawionej procedurze, braku dostępu do potrzebnych informacji albo niewłaściwym podziale obowiązków, dodatkowa porcja wiedzy nie usunie problemu. Rozpoznanie takiej sytuacji przed rozpoczęciem zajęć pozwala uniknąć mieszania kwestii organizacyjnych z edukacyjnymi.
Sam przebieg zajęć też może wymagać przemian. Materiał zaplanowany na początku nie zawsze mieści się w założonym czasie, w szczególności gdy uczestnicy zaczynają przedstawiać własne przypadki. Z jednej strony takie pytania pokazują, z czym zespół spotyka się na co dzień, z drugiej mogą odciągnąć uwagę od głównego tematu. Prowadzący musi wówczas zdecydować, które zagadnienia omówić od razu, a które pozostawić na późniejszy czas. Przy większej liczbie uczestników podobne sytuacje pojawiają się częściej, ponieważ każdy może pracować według nieco innych zasad. Warto też pamiętać, że ćwiczenie zrobione właściwie w trakcie zajęć nie za każdym razem znaczy, że ta sama czynność zostanie później stworzona bez trudności. W ustaleniach szkoleniowych uczestnik ma zatemej czasu, może zadawać pytania i skorzystać z instrukcji. W codziennej pracy dochodzą presja czasu, inne obowiązki a także sytuacje nietypowe. Z tego powodu ocena przydatności materiału wymaga uwzględnienia rzeczywistych warunków wykonywania obowiązków.
Po zakończeniu zajęć pojawia się jeszcze kwestia utrwalenia informacji. W przypadku prostych zagadnień wystarczające mogą być materiały pozwalające szybko przypomnieć sobie poszczególne czynności. Przy bardziej złożonych umiejętnościach potrzebna bywa sposobność wielokrotnego przećwiczenia określonych działań. Warto też obserwować, jakie pytania ukazują się w kolejnych dniach. Jeżeli kilku pracowników niezależnie zgłasza podobną trudność, może to oznaczać, że dane zagadnienie wymaga ponownego wyjaśnienia lub że sposób przedstawienia materiału nie odpowiadał realnym warunkom pracy. W pewnych sytuacjach problem ujawnia się dopiero po wdrożeniu nowej wiedzy, gdy należy zastosować ją w sytuacji odbiegającej od przykładów omawianych w trakcie zajęć. Takie informacje są istotne przy kształtowaniu następnych działań, ponieważ pozwalają odróżnić potrzebę następnej nauki od problemów wynikających z procedur, narzędzi lub organizacji pracy.
Więcej informacji: szkolenia.
