Sposób organizacji zaplecza i przestrzeni obsługi ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę personelu, dlatego przy kształtowaniu lokalu należy brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie wygląd poszczególnych elementów, ale głównie ich funkcję. W praktyce znaczenie ma rozmieszczenie stanowisk, dostęp do urządzeń, sposobność swobodnego przechodzenia a także sposób wykonywania powtarzalnych czynności. Meble gastronomiczne są częścią takiego układu i mogą obejmować między innymi stoły robocze, szafki, regały, blaty czy stanowiska przeznaczone do przygotowywania towarów.
Ich wybieranie uzależniony jest od rodzaju prowadzonej działalności, dostępnej powierzchni oraz zakresu wykonywanych prac. Inaczej organizuje się niewielkie zaplecze, a przeciwnie pomieszczenie, w którym równocześnie pracuje kilka osób. Istotne jest także pozostawienie adekwatnej przestrzeni na otwieranie drzwi, wysuwanie szuflad oraz przemieszczanie pojemników i sprzętu.
W sytuacji dystrybucji artykułów spożywczych organizacja wnętrza wygląda nieco przeciwnie, ponieważ powinno się uwzględnić zarówno zaplecze, jak i część przeznaczoną dla klientów. Wyposażenie sklepów spożywczych obejmuje różnorodne rodzaje regałów, lad, półek a także urządzeń służących do przechowywania i prezentowania towaru. Rozmieszczenie tych elementów wpływa na szerokość przejść, dostęp do produktów i sposobność uzupełniania asortymentu. Z praktycznego punktu widzenia problem pojawia się wówczas, gdy powierzchnia zostaje wykorzystana zbyt intensywnie. Właściwie każdy dodatkowy regał zmniejsza wolną przestrzeń, a zbyt wąskie przejścia mogą utrudniać jednoczesne wykonywanie kilku czynności. Przy planowaniu trzeba zatem uwzględnić nie tylko i wyłącznie liczbę dostępnych półek, lecz także sposób dostarczania towaru, częstotliwość jego uzupełniania oraz miejsce potrzebne na chwilowe przechowywanie opakowań.
Ważnym zagadnieniem jest także wybieranie materiałów a także sposób utrzymania poszczególnych powierzchni. W miejscach, gdzie realizowane są prace związane z żywnością, blaty i inne elementy wyposażenia są narażone na kontakt z wilgocią, zabrudzeniami a także różnymi produktami. Z tego powodu przy wyborze wyposażenia bierze się pod uwagę w głównej mierze prostota czyszczenia, odporność powierzchni na warunki użytkowania oraz konstrukcję ograniczającą miejsca, w których mogą gromadzić się zabrudzenia. Nie bez znaczenia pozostaje wysokość blatów i półek. Jeżeli już są niedopasowane do wykonywanych czynności, pracownik może częściej przyjmować niewygodną pozycję ciała, co przy wielogodzinnej pracy staje się odczuwalne. Warto także pamiętać, że elementy wyposażenia z zdarza się, że zmieniają własne znaczenie. Układ, który sprawdzał się przy niewielkiej liczbie produktów, może przestać być wygodny po rozszerzeniu asortymentu albo zmianie sposobu obsługi.
Przy planowaniu przestrzeni handlowej i zaplecza należy również uwzględnić kwestie związane z dostawami, magazynowaniem oraz przemieszczaniem produktów. Częstym niedopatrzeniem jest skupienie się jedynie na miejscu, w którym produkt będzie ostatecznie przechowywany lub opisany, bez przemyślenia całej drogi od dostawy do sprzedaży. W praktyce każda dodatkowa zmiana kierunku, konieczność przenoszenia ciężkich opakowań albo brak miejsca na czasowe odstawienie towaru może wydłużać pracę. Dotyczy to zarówno zaplecza gastronomicznego, jak i sklepów spożywczych. Przy wyborze wyposażenia znaczenie mają zatem wymiary pomieszczeń, rodzaj przechowywanych produktów, częstotliwość dostaw a także sposób pracy osób korzystających z danej przestrzeni. Takie podejście daje możliwość określić, które elementy są w rzeczywistości potrzebne i gdzie powinny się znajdować, zamiast dopasowywać organizację pomieszczenia dopiero po jego wyposażeniu.
Zobacz więcej: szafy chłodnicze.
